E-Mailings verwalten

Übersicht

Mailing-Gruppen können verwendet werden, um verschiedene Newsletter-Serie (z. B. eine Werbenewsletter-Serie, einen Newsletter für praktische Tipps, etc) zu verwalten. Diese Gruppen stellen also nicht eine Mail dar, sondern bündeln thematisch ähnliche Mails in einem Bereich. Diese sind wichtig, da ein Empfänger sich immer von einer Newsletter-Gruppe austragen können sollte – so verhindern Sie Aussendungen an bereits ausgetragene Personen, ohne die Möglichkeit zu verlieren nachzuvollziehen, wer vorher eine der Newslettermails erhalten hat.

Name
Der Name der Newsletter-Gruppe ist hauptsächlich intern von Bedeutung. Ausnahme bildet das Newsletter-Anmeldeformular, bei dem angezeigt werden kann, welcher Newsletter abonniert wird.

Letzte Aktion
Die letzte Aktion sagt aus, wann zuletzt ein Newsletter versendet wurde.

Funktion
Zeige Mailings
Zeige Empfänger-Blacklist für Gruppe
Mailing-Gruppe editieren
Mailing-Gruppe löschen

Die Mailings einer Gruppe zeigen an, welche Newsletter-Mails einer Mailing-Gruppe existieren und stellen das Steuerzentrum für den Newsletterversand dar.

Mailingbetreff
Der Betreff des Mailings, wie er in der Betreffszeile der Newsletter-Mail beim Empfänger angezeigt wird.

Versendet/Empfänger-Anzahl
der erste Wert gibt an, wieviele Empfänger des Newsletters bereits angeschrieben wurden, der zweite wieviele es überhaupt in der Empfängerliste gibt. Sollte sich ein Empfänger aus der Liste ausgetragen haben, wird dies über den Zusatz "Blacklist-Einträge: xyz" angezeigt.

Funktion
Mailing-Inhalt
Empfängeranfragen verwalten
Empfänger
Mailing an Test-Empfänger
Mailing versenden
Mailing duplizieren
Mailing editieren
Mailing löschen

Hier schreiben Sie den von Ihnen zum Versand bestimmten Newsletter.
Sie erhalten rechts eine vorläufige Vorschau.

WICHTIG: Dies ist eine Browservorschau, die nicht zwangsläufig mit der Ansicht in einem Mail-Programm oder einer Webmailing-Lösung übereinstimmen muss! Testen Sie die Newsletter-Mails IMMER auch in Ihrem Mail-Programm bzw. wenn möglich in den zu erwartenden Mail-Programmen der Empfänger.

Die Vorschau basiert auf dem ausgewählten Template für Ihre Mail und dem darunter definierten Mailing-Inhalt und ist eine Live-Vorschau, wie Sie sie aus dem FrontEnd kennen.

Mail-Template
Hier können Sie die Template-Datei für Ihr Mailing auswählen und so die optische Darstellung Ihres Newsletters verändern.

Mailing-Inhalt
Definieren Sie hier mit Hilfe von FastEdit den Inhalt Ihres Mailings. Die Funktionen von FastEdit sind hier eingeschränkt, um einen möglichst reibungslosen Versand zu gewährleisten, da E-Mails nur einen kleinen Teil der Möglichkeiten bieten, die ein realer Browser zur Verfügung stellt.

Beachten Sie bitte die beiden Schaltflächen "Anhang einfügen" und "Personen-Feld einfügen", die Sie im normalen FastEdit auf der Seite nicht finden:

• Anhang einfügen:
  Fügen Sie hier einen oder mehrere Anhänge an Ihre E-Mail an. Bitte beachten Sie, dass zu große Anhänge das Versenden und Empfängen verzögern oder sogar den Empfang vollständig stören können, da viele Server eine Mailgrößen-Beschränkung inner haben. Ein häufiger Wert ist hier eine maximale E-Mail-Größe von 8 MB. Wir empfehlen allerdings 2 MB nicht zu überschreiten – besonders wenn es sich auch um mobile Empfänger handelt sollten Sie Ihre E-Mails so klein wie möglich halten.
• Personen-Feld einfügen:
  Über diese Felder können Sie Ihre E-Mails personalisieren. Sie erhalten darüber Zugriff auf die verschiedenen Felder in Ihrer Empfänger-Liste. Bitte beachten Sie, dass diese Felder leer sein können, sollte Ihre Empfängerliste keine Informationen an diesen Stellen enthalten.
  

In Deutschland ist es mittlerweile nötig, einen Newsletterempfänger mit einem so genannten "Double-Opt-In"-Verfahrung zu verifizieren. Das bedeutet, dass der Benutzer sich einmal für einen Newsletter eintragen muss (1. Opt-In) und er diese Eintragung dann z. B. über eine E-Mail noch einmal bestätigen muss (2. Opt-In).

Um dieser Problematik Rechnung zu tragen, wurden Empfängeranfragen eingeführt.
Diese werden durch das Spezial-Element "Newsletterregistrierungs-Formular" eingetragen und verwaltet.

Nach erfolgreicher Verifizierung können Sie die Empfängeranfragen in einen realen Empfänger in der jeweiligen Mailing-Liste umwandeln lassen. Sollten neue, verifizierte Anfragen existieren, werden Sie darüber in der Übersicht der Mailings informiert.

Name
Stellt den Nachnamen und den Vornamen des Anfragenden dar.

Ansprache
Stellt die Ansprache des Anfragenden ("Herr", "Frau", etc.) dar.

E-Mail
Stellt die E-Mail-Adresse des Anfragenden dar.

IP-Adresse
Stellt die IP-Adresse des Anfragenden dar.

Bestätigt
Zeigt an, ob die Anfrage bereits bestätigt wurde. Erst wenn dies der Fall ist, können Sie die Anfrage als Empfänger übernehmen.

Zugewiesen
Zeigt an, ob dieser Anfragende bereits in die Adressliste dieses Mailings übernommen wurde oder nicht.

Funktion
Zur Empfängerliste des Mailings hinzufügen: Nur verfügbar, wenn bereits bestätigt wurde und der Eintrag noch nicht als Empfänger hinterlegt wurde) > diese Schaltfläche übernimmt den entsprechenden Eintrag direkt.
Diese Anfrage löschen

Bestätigen Sie die Abfrage, um die Anfrage zu löschen oder verneinen Sie, um dies nicht zu tun.

Name
Nachname und Vorname des Empfängers.

Ansprache
Zeigt die Ansprache des Empfängers. Häufig auch "Sehr geehrter Herr" (etc.).

E-Mail
Zeigt die E-Mail-Adresse des Empfängers.

Versandstatus
Gibt an, ob die E-Mail bereits versendet wurde und wenn ja wann, ob ein Fehler dabei aufgetreten ist oder ob Sie noch nicht versendet wurde.

Funktion
Empfänger editieren
Empfänger löschen

Wenn Sie den Versandstatus zurücksetzen möchten, um z. B. zu versuchen, fehlerhafte Versendungen erneut versenden zu können, bestätigen Sie bitte diese Abfrage.

Dies können Sie standardmäßig nur bei Empfänger durchführen, die noch keine E-Mail erhalten haben.

Info: Über ein gesondertes Recht ist es aber auch möglich, für alle Empfänger den Wert zurückzusetzen. Dies ist aus nur in wenigen Fällen sinnvoll, da Sie gesetzlich dazu verpflichtet sind, nachweisen zu können, wann Sie einen Newsletter an wen verschickt haben!

Um die Empfängerliste als CSV-Datei (Excel oder OpenOffice-Calc-kompatibel) zu exportieren, betätigen Sie bitte diese Schaltfläche.

Mit dieser Option können Sie eine Empfängerliste, die Ihnen als CSV-Datei (ausgebbar durch Excel, OpenOffice Calc und ähnliche Programme) vorliegt zu importieren. Beachten Sie, dass die Datei einer bestimmten Struktur entsprechen muss.

Laden Sie sich dafür die Beispiel-Datei, die Sie bei "Empfänger-Datei" finden, herunter und übernehmen Sie deren Struktur. (ändern Sie weder die Überschrift, noch die Anzahl oder Reihenfolge der Spalten)

Empfänger-Datei
Geben Sie hier die CSV-Import-Datei an.

Trennzeichen
Eine CSV-Datei ist eine Excel-Datei, die als Textdatei abgespeichert wird, deren Felder mit einem Trennzeichen getrennt werden. Das Trennzeichen ist variable wählbar, allerdings exportiert Excel standardmäßig mit dem ";" (Semikolon) getrennt. In Fällen, in denen das ";" aber in den eigentlichen Daten eingetragen wurden, kann dieses Zeichen sich ändern (Beispiel: "$").

Bitte geben Sie in solchen Fällen das alternative Trennzeichen per Hand selbst ein. Sollten Sie unsicher sein, welches Trennzeichen verwendet wird, können Sie dies über einen Texteditor (z. B. Notepad / Editor) selbst herausfinden. Öffnen Sie dafür einfach die Datei in diesem Editor und überprüfen Sie, welches Zeichen dort zwischen den eigentlichen Daten verwendet wird.

Modus
Der Modus gibt an, was mit den bestehenden Empfängern in der Liste geschehen soll. Wählen Sie "Hinzufügen", werden die neuen Daten der Empfänger-Datei hinzugefügt und die bestehenden beibehalten. Wählen Sie "Nicht Angeschriebene erstezen" werden die bestehenden Daten (der nicht angeschriebenen Empfänger) zuerst gelöscht und dann die Daten der Empfängerliste hinterlegt.

Info: Mit dem besonderen Recht zur Rücksetzung des Empfangsstatuses können auch alle Daten ersetzt werden. Dies ist aber aus rechtlichen Gründen nicht zu empfehlen, da Sie gesetzlich verpflichtet sind nachweisen zu können, wen Sie wann angeschrieben haben.

Vorname
Geben Sie hier den Vornamen des Empfängers ein.

Nachname
Geben Sie hier den Nachnamen des Empfängers ein.

Ansprache
Geben Sie hier eine Ansprache für den Empfänger ein. Je nachdem wie Sie Ihre E-Mail aufbauen bzw. das Personen-Feld einsetzen möchten, können hier Einträge wie "Sehr geehrter Herr" oder auch "Herr" sinnvoll sein.

E-Mail
Geben Sie hier die E-Mail-Adresse des Empfängers ein, an die der Newsletter versendet werden soll.

Wichtig: Bitte beachten Sie unbedingt den rechtlichen Hinweis, indem Sie mit der Maus darüber fahren!

Versendet
Hier können Sie manuell setzen, dass dieser Empfänger bereits eine E-Mail erhalten hat. Dies ist nur sinnvoll, wenn Sie einen Empfänger auf anderem Wege angeschrieben haben. Dies stellt KEINEN Blacklisteintrag dar. D.h. beim Nächsten Mailing wird der Benutzer wieder angeschrieben!

Bestätigen Sie hiermit, ob Sie den Empfänger löschen möchten oder nicht.
Dies ist nur möglich, wenn Sie noch keine E-Mail an den Empfänger versendet haben oder die Spezial-Berechtigung dafür erhalten haben.

Info: Sie müssen aus rechtlichen Gründen nachvollziehen können, an wen Sie wann einen Newsletter versendet haben. Einen bereits angeschriebenen Empfänger zu löschen ist dem entsprechend normalerweise nicht zu empfehlen.

Hier können Sie einen Test Ihres Mailings an die beim Mailing angegebene Test-Mail-Adresse versenden.

Über diese Option können Sie Ihr Mailing versenden. Es werden immer nur E-Mails an Empfänger gesendet, an die noch keine E-Mails versendet wurden.

Der Versand erfolgt standardmäßig in 25 Mail-Schritten (diese Zahl ist über die Settings abwandelbar).

Nach 25 Mails wird die Seite neu geladen. Der Versand wird automatisch fortgesetzt. Während des Versands sollten Sie den Browser nicht schließen und keine andere Website aufrufen. Sollten Sie den Versand auf diese Art unterbrechen, können Sie ihn später wiederaufnehmen. Die Sicherung, dass keine Mail doppelt versendet wird, bleibt bestehen.

Sie erhalten nach Abschluss einen Bericht über den Versand. Sollten Fehler auftreten, können Sie diese beim Versandstatus der Empfängerübersicht einsehen.

Info: Der häufigste Fehlergrund ist eine falsche E-Mail-Adresse oder Sonderzeichen in der E-Mail-Adresse. Korrigieren Sie den Fehler, setzen Sie den Versandstatus für die Personen zurück und versuchen Sie erneut zu senden.

Um ein Mailing zu duplizieren oder wenn Sie ein Nachfolgemailing anlegen möchten, können Sie über diese Option ein weiteres Mailing mit den selben Einstellungen und optional auch den Empfängern des Vorgängermailings erzeugen.

Empfängerliste übernehmen
Wählen Sie hier, ob Sie die Empfänger des anderen Mailings übernehmen möchten oder nicht.

Bestätigen Sie die Abfrage dann mit "Duplizieren".

Mailingbetreff
Geben Sie an, welchen Betreff die E-Mail beim Empfänger anzeigen soll.

Absendername
Geben Sie an, welcher Name als Absender angezeigt werden soll.

Absender-E-Mailadresse
Geben Sie an, welche E-Mailadresse als Absenderadresse verwendet werden soll.

Antwort-E-Mailadresse
Geben Sie an, an welche E-Mailadresse eventuelle Antworten versendet werden sollen.
(häufig die selbe wie die Absender und/oder die Bounce-E-Mailadresse

Bounce-E-Mailadresse
Sollte es zu einem Fehler bei der Zustellung der E-Mail kommen (weil z. B. die E-Mail-Adresse nicht mehr existiert, fehlerhaft ist, das Postfach des Empfänger voll ist oder ein ähnlicher Fehler) erhalten Sie über diese E-Mailadresse abhängig von der Serverkonfiguration des Empfängers eine Nachricht dazu.

Test-E-Mailadresse
Geben Sie an, an welche E-Mailadresse der Testversand versendet werden soll.

Mailing Kommentar
Das Mailing-Kommentar wird nur in der Adminarea angezeigt und ist nur zur internen Abstimmung bestimmt.

Sprache
Geben Sie an, in welcher Sprache Sie dieses Mailing anlegen möchten. Diese Information ist wichtig, um automatische Definitionen wie die Möglichkeit zur Abbestellung des Newsletters in der entsprechenden Sprache zur Verfügung zu stellen.

Bilder einbinden
Geben Sie hier an, ob die verwendeten Bilder in die E-Mail eingebettet werden sollen (also direkt angezeigt werden können) oder ob Sie vom Server referenziert werden sollen.

Normalerweise ist es sinnvoll, Bilder direkt einzubinden um die Anzeige der Bilder ohne Benutzerinteraktion in vielen Mail-Software-Systemen zu erlauben.

Allerdings kann es bei großen Bildern oder wenn Sie die Mail nachverfolgen / tracken möchten sinnvoll sein, diese Option nicht zu verwenden.

Info: Mobile Benutzer müssen das Laden externer Inhalte immer bestätigen.

Mailing-Nachverfolgung
Die Nachverfolgung des Mailings erlaubt es Ihnen, in gewissen Grenzen Informationen darüber zu sammeln, ob ein Benutzer eine E-Mail erhalten hat oder nicht.

Genauer gesagt: Ob ein Benutzer das herunterladen von extern einzuladenen Bildern bestätigt hat oder nicht.

In diesem Fall wird ein leeres, sehr kleines Bild in die Mail integriert, dass vom Server heruntergeladen werden muss. Der Benutzer erhält in seiner Mail-Software eine Anfrage zum Download der Bilder. Bestätigt er diese, weiß das Mailing-Gruppen-Modul, dass die Mail erfolgreich zugestellt und aufgerufen wurde.

Sie können dies in der Empfängerliste beim Versandstatus überprüfen. Es handelt sich aber wie beschrieben um eine nur begrenzt aussagekräftige Information.

Info: Ob eine Kombination aus "Bilder einbinden" und "Mailing-Nachverfolgung" sinnvoll ist, müssen Sie selbst entscheiden. Wenn der Benutzer die (eingebetteten) Bilder bereits sehen kann, ist es nicht mehr wahrscheinlich, dass sie/er die Anfrage "Bilder anzeigen" bestätigt.

Vorausgesetzt Sie haben die Berechtigung zum Löschen eines bereits versendeten Mailings oder das Mailing wurde noch nicht versendet, können Sie das Mailing mit Bestätigung dieser Abfrage mit allen Empfängern entfernen.

In dieser Liste können Sie die Personen einsehen, die keine E-Mails dieser Mailing-Gruppe zugesendet bekommen. Diese Liste kann entweder manuell von Ihnen gefüllt oder durch Anklicken des "Newsletter abbestellen"-Links und bestätigen der Abmeldung durch den Benutzer eingetragen wurden.

Name
Der Nachname und Vorname des Blacklisteintrages.

Ansprache
Die Ansprache des Blacklisteneintrages.

E-Mail
Die E-Mail des Blacklisteneintrages (diese Information wird zur Blacklistendurchsetzung verwendet).

Funktion
Blacklisteintrag editieren
Blacklisteintrag löschen

Empfänger
Wählen Sie hier den Empfänger des Mailings aus, der ab sofort in der Blacklist enthalten sein soll.

Bestätigen Sie diese Abfrage, um den Eintrag zu löschen.
Sobald der Benutzer aus dieser Liste gelöscht wird, erhält er wieder E-Mails der Mailing-Gruppe!

Name
Der Name der Mailing-Gruppe kann hier angegeben werden.

Verwenbar von
Definieren Sie über diese Einstellung, ob die Mailing-Gruppe nur von Ihnen oder auch von anderen Adminarea-Benutzern verwendet werden kann.

Wurde in dieser Mailing-Gruppe noch kein Mailing versendet oder wenn Sie eine besondere Rechtezuweisung haben, können Sie die Mailing-Gruppe mit allen zugehörigen Mailings, den Empfängerlisten, usw. löschen, indem Sie diese Abfrage bestätigen. Verneinen Sie, wenn Sie das nicht möchten.

Info: Aus rechtlichen Gründen ist es nicht zu empfehlen, bereits versendete Mailings zu löschen, da Sie gesetzlich eine Nachweispflicht für Newsletterversendungen haben. Sie müssen wissen wann und an wen ein Newsletter versendet wurden.